Online-Terminvergabe + KI-Telefonassistent für Doc Cirrus inSuite

Die Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent für Doc-Cirrus-Praxen. Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr automatisch entgegen, löst rund 74 % der Patientenanrufe (Termine buchen, verschieben, absagen) vollautomatisch und trägt Buchungen über die Echtzeit-Schnittstelle direkt in den inSuite-Kalender ein – ohne Medienbruch, ohne Zweitkalender. Praxisteams werden um bis zu 90 % beim Telefonaufkommen entlastet. VoiceAI ist eine eigene, in Deutschland gehostete Lokal-AI – keine Cloud-Drittlösung. Bereits über 14.100 medizinische Fachkräfte arbeiten erfolgreich mit Dr. Flex.

Ja. Smart Messaging erweitert die Dr. Flex Termin-Kommunikation auf alle Termine im inSuite-Kalender – also auch auf solche, die das Praxisteam direkt am Empfang oder telefonisch in inSuite anlegt. SMS- und E-Mail-Erinnerungen werden mit dem Praxisnamen als Absender versendet, der Patient gelangt über einen Einmal-Link in den Termin-Infobereich und kann dort verschieben, absagen oder die digitale Anamnese ausfüllen. Smart Messaging ist ein kostenpflichtiges Add-on (0,12 € je Benachrichtigung).

Ja. Die digitale Nachrückerliste (auch: Wartepatienten-Liste) füllt frei werdende inSuite-Termine automatisch wieder auf: Sobald ein Patient einen Termin absagt, werden passende Wartepatienten ermittelt (Behandler-Match, Terminart, Versicherungsstatus, zeitliche Verfügbarkeit) und automatisch über SMS oder E-Mail zur Nachrückung eingeladen. Der erste Patient, der bestätigt, bekommt den Termin – inkl. Rück-Synchronisation in inSuite. Aus einer Absage am Vormittag wird häufig ein neuer Termin am Nachmittag.

Der Recall-Service automatisiert Folgetermine für DMP-Programme (Diabetes, KHK, Asthma, COPD, Brustkrebs), HzV-Folgetermine, Vorsorgeuntersuchungen (G-Untersuchungen, Krebsvorsorge, Hautkrebsscreening), Impfungen gemäß STIKO und andere wiederkehrende Termine. Die Praxis legt im Praxis-Konfigurator einmal die Recall-Regeln pro Terminart fest – anschließend verschickt das System zum richtigen Zeitpunkt automatisch personalisierte Erinnerungen mit Buchungslink. Der Patient wählt direkt einen Slot, der Termin landet via Echtzeit-Schnittstelle in inSuite, kein manueller Aufwand für das Praxisteam.

Ja. Ärztliche Praxen mit mehreren Standorten, MVZ-Strukturen oder Hausarztpraxen mit Filialen, die inSuite einsetzen, können Dr. Flex zentral betreiben – jede Filiale hält ihre eigene Online-Terminvergabe über das Booking-Widget und ein eigenes Profil im Dr. Flex Portal. Patienten finden den richtigen Standort über die Standortauswahl im Booking-Widget. Behandler, Terminarten (z. B. Akuttermine, DMP, Vorsorge, Impfsprechstunde), Sprechstundenzeiten und Recall-Regeln können pro Standort individuell konfiguriert werden. Da inSuite cloudbasiert läuft, ist die Anbindung pro Standort besonders einfach skalierbar.

Ja. Die Dr. Flex Schnittstelle zu Doc Cirrus inSuite ist vollständig DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Hosting erfolgt ausschließlich auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland; übermittelt werden nur die für die Terminvergabe benötigten Daten (verschlüsselte Übertragung). VoiceAI verarbeitet Audio-Daten lokal und löscht sie automatisch nach Transkription. Diagnose- oder Befunddaten werden nicht übertragen – nur Patient-ID, Name und gewählte Terminart. Doc Cirrus inSuite selbst ist KBV-zertifiziert und in der ETERNO Cloud (Deutschland) gehostet.

Doc Cirrus inSuite ist eine browserbasierte Cloud-Praxissoftware – das heißt, es läuft kein lokaler PVS-Server in der Praxis, der von außen erreicht werden müsste. Dr. Flex nutzt stattdessen die offiziell zertifizierten Schnittstellen von Doc Cirrus (REST API über den Sol-Marktplatz), um eine Cloud-zu-Cloud-Verbindung zwischen der Dr. Flex Plattform und Ihrer inSuite-Instanz herzustellen. Vorteil: Es braucht keine zusätzliche lokale Software auf den Praxis-PCs und keine VPN-Konfiguration – die Anbindung ist nach 15–90 Minuten Installationstermin live.

Doc Cirrus konzipiert inSuite bewusst als offenes 360°-IT-Ökosystem: über den Sol-Marktplatz können autorisierte Drittanbieter wie Dr. Flex saubere, zertifizierte Integrationen liefern. Für Ihre Praxis heißt das: schnellere Anbindung, stabilere Schnittstelle (offizielle, von Doc Cirrus mitgepflegte API statt Reverse-Engineering), schnellere Updates bei neuen inSuite-Versionen und keine versteckten Mehrkosten für Schnittstellen-Workarounds.

Ja, beide Lösungen ergänzen sich. Doc Cirrus inSuite bringt KI-gestützte Dokumentationsassistenz (1-Click-Doku) für den Behandler im Sprechzimmer mit. Dr. Flex VoiceAI ist der KI-Telefonassistent für alle eingehenden Patientenanrufe vor und nach dem Termin. Die beiden KI-Schichten arbeiten unabhängig voneinander, in getrennten Datenkreisläufen – VoiceAI verarbeitet ausschließlich Termin- und Anliegen-Daten, keine Diagnose-/Behandlungsdaten. Dadurch entlasten Sie Praxis und Behandler gleichzeitig: weniger Telefonate, weniger manuelle Doku.

Ja. Da Doc Cirrus inSuite browserbasiert und ohne VPN nutzbar ist, kann das Praxisteam von jedem Gerät aus den Kalender einsehen – ob bei Hausbesuchen, im Homeoffice oder an einer Filiale. Die Dr. Flex Plattform inkl. Praxis-Konfigurator, Booking-Manager (Pop-up für eingehende Buchungen) und Termin-Infobereich ist ebenfalls vollständig browserbasiert – dadurch bleibt das Praxisteam auch unterwegs ohne zusätzliche Tools im selben Workflow.

Ja. Die Dr. Flex Plattform und alle Komponenten (Booking-Widget, VoiceAI, Smart-Messaging, Termin-Infobereich) sind DSGVO-konform und BSI C5-testiert (mit integriertem ISMS). Hosting erfolgt auf ISO 27001- und BSI C5-testierten Servern in Deutschland. Die Schnittstelle zu Doc Cirrus inSuite berührt keine medizinischen Befund- oder Diagnosedaten, sondern ausschließlich Termin- und Stammdaten – sie liegt damit klar außerhalb des KIM/TI-Datenraums (KIM/TI ist ausschließlich für Telematikinfrastruktur-Nachrichten unter Ärzten und Krankenkassen vorgesehen) und berührt nicht die KIM-Update-Pflicht ab 01.01.2026.

Dr. Flex ist offizieller Sol-Marktplatz-Partner von Doc Cirrus. Für Ihre Praxis bedeutet das konkret: gemeinsam abgestimmte Schnittstelle mit verbindlicher Roadmap-Pflege, direkter Support über beide Anbieter (kein "das Problem liegt beim anderen Hersteller"), frühzeitige Anpassung der Dr. Flex Anbindung an neue inSuite-Versionen und gemeinsame Onboarding-Prozesse, falls Sie inSuite und Dr. Flex parallel einführen wollen. Sie buchen die Dr. Flex Module direkt bei Dr. Flex – die Schnittstelle ist im Tarif ab 39 €/Monat ohne Setup-Gebühren enthalten.